領収書がないときの経費処理：出金伝票と記録の残し方

フリーランスとして独立すると、割り勘の飲食代、自販機の飲み物、取引先への香典など「領収書が出ない支出」に必ず直面します。領収書がないからといって経費計上をあきらめる必要はありませんが、何も記録せずに計上すると税務調査で説明できなくなります。本記事では、国税庁の一次資料をもとに、出金伝票を使った記録の残し方と保存ルールを整理します。

領収書がなくても経費にできる根拠

国税庁タックスアンサーNo.2210「やさしい必要経費の知識」（令和7年4月1日現在の法令に基づく）では、必要経費に算入できる金額を「総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用」と「その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用」と定めています。

ここで重要なのは、必要経費の要件は「業務との関連性」と「金額を合理的に算定できること」であり、「領収書があること」そのものではない点です。領収書は取引の事実を証明する最も強力な証憑ですが、それが物理的に発行されない取引では、別の方法で事実を記録すれば足ります。

一方で、白色申告者にも記帳義務があります。国税庁タックスアンサーNo.2080「白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」（令和7年4月1日現在）によれば、事業所得等のある方は「取引の年月日、売上先・仕入先その他の相手方の名称、金額」などを帳簿に記載する必要があります。つまり、領収書がない支出ほど、自分で記録を作る義務が重くなると考えるのが実務的です。

なお、そもそも何が経費になるかの判断軸は、フリーランスの経費になるもの・ならないものの判断軸で詳しく解説しています。

出金伝票の書き方：4項目を必ず埋める

出金伝票は文具店や100円ショップで購入でき、会計ソフトの現金出納帳で代用することもできます。形式よりも、次の4項目が漏れなく記録されていることが重要です。

記載項目	記載例	ポイント
日付	2026年9月4日	支払った当日の日付。後日まとめて書くと日付が曖昧になりがち
支払先	○○株式会社 △△様	相手方の名称。記帳義務の記載事項と対応させる
金額	5,000円	実際に支出した額。割り勘なら自己負担分のみ
目的（摘要）	○○案件打合せ後の懇親会費	業務との関連が第三者に伝わる具体性で書く

書くタイミングは支払った当日か遅くとも数日以内が原則です。記憶が新しいうちに書かれた記録は信頼性が高く、数か月後にまとめて作成した伝票は、内容が正確でも証拠力が落ちます。

ケース別：領収書が出ない支出の記録方法

割り勘の飲食代

会食で幹事が代表して支払い、自分は現金を渡した場合、領収書は幹事の手元にしか残りません。出金伝票に日付・店名・参加者・自己負担額・目的を記録します。可能であれば、店名と合計額がわかるレシートの写しや、割り勘の精算に使った送金アプリの履歴を添えると補強になります。

自販機・コインパーキングなど

自販機の飲み物やコインロッカーなど少額の現金支出は、出金伝票への記録が基本です。ただし「打合せ用の飲料」など業務目的を摘要に書けるものに限ります。日常の水分補給まで経費にすると、No.2210が明記する「家事上の経費は必要経費になりません」に抵触するリスクがあります。

慶弔費（香典・祝儀）

取引先への香典や結婚祝いは、そもそも領収書を求める性質の支出ではありません。出金伝票に加えて、葬儀の案内状・会葬礼状・招待状を一緒に保存すると、支出の事実と相手先を客観的に示せます。

電車・バスなどの交通費

切符や交通系ICでは領収書が出ないことが多いため、日付・区間・金額・訪問先を記録した交通費精算書や出金伝票を作成します。ICカードの利用履歴を印字して添付すれば、支払いの事実まで裏付けられます。

そもそも領収書が不要な支出もある

国民年金保険料は全額が社会保険料控除の対象ですが、経費ではなく所得控除であり、証明方法も異なります。日本年金機構が毎年発行する社会保険料（国民年金保険料）控除証明書を年末調整や確定申告で使用します。令和7年分は、1月〜9月納付分の証明書（書面）が2026年10月24日から順次送付され、電子データはe-Taxでも利用できます（日本年金機構の令和7年分案内による）。紛失しても「ねんきんネット」から再交付を申請できるため、領収書の有無を心配する必要はありません。

帳簿と書類の保存期間を守る

出金伝票や補強資料は、作って終わりではなく法定期間の保存が必要です。No.2080（令和7年4月1日現在）による白色申告者の保存期間は次のとおりです。

保存対象	保存期間
収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）	5年
決算に関して作成した棚卸表その他の書類、請求書・領収書などの書類	5年

出金伝票は「業務に関して作成した書類」として5年保存が目安ですが、帳簿と紐づけて7年そろえておくと管理がシンプルです。青色申告者は帳簿・決算関係書類が7年保存となるため、伝票類もまとめて7年保存しておけば迷いません。

なお、出金伝票が多すぎる帳簿は税務調査で不自然に見えます。現金払いを減らし、事業用クレジットカードや銀行振込に寄せることで、明細が自動的に残り、出金伝票は「本当に領収書が出ない支出だけ」に絞れます。請求書・領収書を含めた書類管理の全体像は、見積書・請求書・領収書のお金管理チェックリストで確認できます。

まとめ

領収書がない支出でも、出金伝票に日付・支払先・金額・目的を記録し、案内状や利用履歴などの補強資料を添えれば経費処理は可能です。根拠は所得税法上の必要経費の考え方（国税庁タックスアンサーNo.2210、令和7年4月1日現在）にあり、同時に記帳・保存義務（No.2080、白色申告で法定帳簿7年・書類5年）を守ることが前提になります。国民年金保険料のように、領収書ではなく控除証明書で証明する支出もあるため、「何をどの書類で残すか」を支出の種類ごとに決めておくことが、独立前後のお金の整理の第一歩です。

本記事は情報提供を目的としており、特定銘柄の売買を推奨するものではありません。投資判断はご自身の責任で行ってください。

出典

• 国税庁 タックスアンサー No.2210 やさしい必要経費の知識（令和7年4月1日現在の法令等に基づく）
• 国税庁 タックスアンサー No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度（令和7年4月1日現在の法令等に基づく）
• 日本年金機構 令和7年分社会保険料（国民年金保険料）控除証明書の発行について（2026年9月5日確認）