電子帳簿保存法に対応するフリーランスの保存ルール

フリーランスや個人事業主でも、取引先とのやり取りがメールやクラウド、ECサイトを経由している場合、電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」義務の対象になります。紙の請求書とは違うルールが適用されるため、何をどう保存すればよいか迷う人も多いはずです。本記事では国税庁が公表する資料をもとに、保存対象の範囲、満たすべき要件、要件を満たせない場合の猶予措置までをチェックリスト形式で整理します。

電子帳簿保存法とは　フリーランスも対象になる制度

電子帳簿保存法は、税務関係の帳簿書類を電子データで保存するための要件を定めた法律です。このうち「電子取引データ保存」は、申告所得税・法人税に関して帳簿書類の保存義務があるすべての事業者が対象で、開業したばかりの個人事業主や副業フリーランスも例外ではありません（国税庁「電子取引データ」リーフレット、令和3年12月改訂）。

令和5年12月31日までに行った電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できれば差し支えないという宥恕措置がありました。しかし令和6年1月からは、保存要件に従った電子データそのものの保存が原則義務になっています（同資料、基準日：令和6年1月1日）。

保存が必要な「電子取引データ」の範囲

国税庁の「電子取引データ保存要件チェックシート」（令和6年11月）によれば、電子取引とは注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データを受領または交付することを指します。具体的には次のようなケースが該当します。

• 取引先からのメールで請求書・見積書を受け取った、または送った場合（添付ファイル・本文いずれも対象）
• EDI取引やクラウドサービス経由で納品書・請求書を授受した場合
• ECサイトで購入した商品の請求書・領収書がサイト上のみで確認できる場合
• クレジットカード、ネットバンキング、水道光熱費などの明細をWeb上のみで確認している場合

紙でやり取りしていれば保存が必要だった情報が、電子データとしてやり取りされた場合はすべて保存対象になる、と考えると分かりやすいでしょう。受け取った場合だけでなく、自分が発行して送った電子データも保存が必要です。

満たすべき3つの保存要件

原則的な保存要件は、次の3つをすべて満たす必要があります（国税庁「電子取引データ保存要件チェックシート」令和6年11月）。

要件	内容	対応例
改ざん防止	データの真実性を確保する措置	タイムスタンプ付与／訂正削除履歴が残るシステムでの授受・保存／改ざん防止のための事務処理規程を策定・運用
可視性	ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける	パソコンやプリンタがなくても、近隣の有料プリンタ等で速やかに出力できれば可
検索性	「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索でき、範囲指定・組合せ検索ができる	表計算ソフトで索引簿を作成する／ファイル名を「日付_金額_取引先」の形式で規則的に付ける

改ざん防止のためにシステム投資をしなくても、国税庁が公表している事務処理規程のひな形（Wordファイル）を使って運用する方法で対応できます。検索要件も専用システムなしで、索引簿の作成やファイル名のルール化で満たせます。

検索要件が不要になるケース

次のいずれかに該当する場合は、検索要件そのものが不要になります（同資料）。

• 基準期間（2年・期前）の売上高が5,000万円以下で、税務調査等の際にデータのダウンロードの求めに応じられる場合
• 電子取引データを出力した書面を、取引年月日・取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしている場合

この5,000万円という基準は、令和6年1月1日以後の取引に適用されるものです（改正前は基準期間の売上高1,000万円以下が基準でした。国税庁「電子取引データ」リーフレット、令和3年12月改訂の記載と比較）。多くの個人フリーランスはこの基準を下回るため、索引簿やファイル名整理を省略し、求められたらすぐデータを提示できる状態にしておくだけで検索要件を満たせるケースが多いといえます。

猶予措置の条件と注意点

システム整備が間に合わない、人手不足、資金不足といった「相当の理由」があり、かつ税務調査等の際に電子取引データのダウンロードの求めや出力書面の提示に対応できる場合は、猶予措置の適用を受けられます（国税庁「電子取引データ保存要件チェックシート」令和6年11月）。事前の申請手続きは不要です。

ただし猶予措置はあくまで「原則要件を満たすまでの経過的な対応」であり、電子データ自体の保存を省略できるわけではありません。データを削除してしまうと、猶予措置の適用条件そのものを満たせなくなる点には注意が必要です。強気に「猶予措置があるから対応は後回しでよい」と考えるのはリスクがあり、税務調査で提示を求められた際に対応できない状態が続けば、帳簿書類の保存義務違反を指摘される可能性があります。

今日からできる保存の実践ステップ

1. 直近の取引を振り返り、メール・クラウド・ECサイト経由でやり取りした請求書や領収書がないか洗い出す
2. 保存用のフォルダを取引先や年度ごとに用意し、ファイル名を「日付_金額_取引先」の形式に統一する
3. 改ざん防止の方法（タイムスタンプ／訂正削除履歴が残るシステム／事務処理規程）のどれで対応するかを決める
4. 基準期間の売上高が5,000万円以下かを確認し、検索要件の緩和が使えるかを把握しておく

保存の仕組みを整えると、確定申告前の書類整理もスムーズになります。年に一度まとめて対応しようとすると漏れが発生しやすいため、確定申告前にそろえる書類チェックリストも参考に、日々のルーティンに組み込むのがおすすめです。また、電子帳簿保存法への対応は税金・保険・資金繰りを含めたフリーランスのお金管理全体の一部でもあるため、フリーランスのお金管理：税金・保険・資金繰りの全体像もあわせて確認しておくと、事務処理全体の抜け漏れに気づきやすくなります。

まとめ

電子帳簿保存法の電子取引データ保存は、令和6年1月以降、フリーランスを含むすべての帳簿書類保存義務者に適用される制度です。対象となるのはメール・クラウド・ECサイトなどでやり取りした請求書・領収書等の電子データで、改ざん防止・可視性・検索性の3要件を満たす必要があります。基準期間の売上高が5,000万円以下であれば検索要件は緩和され、要件を満たせない相当の理由がある場合は猶予措置も用意されています。まずは自分の取引の中に電子取引がどれだけあるかを洗い出すところから始めましょう。

本記事は情報提供を目的としており、特定銘柄の売買を推奨するものではありません。投資判断はご自身の責任で行ってください。

出典

• 電子取引データ　請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送付・受領した場合には（リーフレット）（国税庁、令和3年11月公表・令和3年12月改訂）
• 電子取引データ保存要件チェックシート（国税庁、令和6年11月）
• 電子帳簿等保存制度特設サイト（国税庁）